Contratto per il trattamento dei dati (DPA)

Questo è l'accordo sul trattamento dei dati previsto dall'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). È scritto a partire da come il servizio funziona davvero, in italiano semplice.

Versione del testo: 2026-10-02. Quando accetti questo contratto prima di pagare, registriamo la versione che avevi davanti, la data e l'ora: la ritrovi nella pagina «Conto» della tua app.

Titolare del trattamento sei tu: la tua azienda, che decide perché e come trattare i dati che carica su Wekyky e i dati dei propri clienti, fornitori e collaboratori.

Responsabile del trattamento siamo noi: Walltek srl, P.IVA e C.F. 02467990681, REA PE-439813, via Quercia dell'Ompiso 912, 65019 Pianella (PE), PEC walltek@namirialpec.it, che tratta quei dati per tuo conto, solo per farti funzionare il servizio, e solo secondo le tue istruzioni.

Questo contratto vale insieme ai Termini e Condizioni e all'Informativa privacy. Quando invece siamo noi a decidere (per esempio per i dati del tuo account e della fatturazione), il titolare siamo noi e vale l'informativa.

Oggetto: il trattamento dei dati personali contenuti nel tuo workspace, necessario per fornirti Wekyky — l'app della tua azienda, i collaboratori digitali, la memoria del workspace, le automazioni, e i servizi che accendi tu: per esempio il telefono che risponde per te, l'agenda e la pagina pubblica per prenotare e scriverti, la rubrica dei clienti e le lettere, il numero WhatsApp dell'azienda, la PEC, le fatture dalla posta, il negozio online e, quando la funzione è attiva per la tua azienda, gli annunci a pagamento.

Natura e finalità: conservare, organizzare, consultare, elaborare e cancellare i dati per eseguire il servizio che hai chiesto. Non li usiamo per finalità nostre.

Durata: per tutto il tempo del contratto e, dopo, finché i dati restano nel tuo workspace: fino a quando ci chiedi di cancellarli o di restituirli (vedi il punto 8).

Trattiamo per tuo conto, in base a quello che carichi e a quello che accendi:

• Dati di contatto e identificativi: nome, cognome, email, numero di telefono, ruolo in azienda, indirizzo.
• Contenuti che ci affidi: conversazioni in chat e su WhatsApp, documenti, immagini, note, preventivi, la memoria del workspace.
• Dati di appuntamento e di ordine: prenotazioni, orari, servizi richiesti, indirizzi di consegna, ordini del negozio online.
• Rubrica e comunicazioni: la scheda di ogni cliente, da dove è arrivato, cosa è successo, il suo sì o no alle novità con data e canale; le lettere mandate e le risposte; i commenti ai tuoi post social.
• Posta, PEC e fatture: i messaggi che le automazioni approvate leggono o preparano; delle PEC mittente, oggetto, data, nomi degli allegati e un riassunto (mai il testo intero); le fatture caricate o prese dagli allegati della posta.
• Trascrizioni e riassuntidelle chiamate, quando accendi il servizio che risponde al telefono. L'audio non viene registrato.
• Dati di WhatsApp, quando colleghi il numero della tua azienda: numero di telefono e nome del profilo di chi ti scrive, testo e allegati dei messaggi.
• Dati tecnici d'uso: registri di accesso, indirizzi di rete (della pagina pubblica solo un'impronta), errori del sistema.

Interessati: i tuoi clienti e potenziali clienti, i tuoi fornitori, i tuoi dipendenti e collaboratori, e chiunque ti contatti attraverso i canali collegati a Wekyky.

Se la tua azienda tratta categorie particolari di dati (art. 9 GDPR — per esempio dati sulla salute in uno studio sanitario), le istruzioni in più vanno concordate per iscritto prima. Per gli studi sanitari il telefono già non salva la trascrizione delle chiamate: nel riassunto entrano solo i dati dell'appuntamento o della richiesta di essere richiamati.

I tuoi clienti possono scrivere da soli informazioni delicate, per esempio un'allergia nella nota di una prenotazione: le trattiamo solo per farti avere il messaggio, e sta a te decidere cosa tenere.

Trattiamo i dati solo su tua istruzione documentata. Sono istruzioni: questo contratto, i Termini, e l'uso che fai dell'app (quello che accendi, quello che scrivi, le automazioni che approvi).

Quando decidi di mandare novità e offerte ai tuoi clienti, la base giuridica e i consensi sono tua responsabilità di titolare. L'app ti aiuta: le lettere partono solo a chi ti ha detto sì, ogni lettera e promozione porta il modo per dire basta, e il no lo registriamo e lo rispettiamo subito. Per le promozioni mandate a un elenco che carichi tu, l'app salta chi ha detto no, ma non può sapere chi ti ha detto sì fuori dall'app.

Se una legge dell'Unione europea o di uno Stato membro ci obbliga a trattare i dati in altro modo, te lo diciamo prima, salvo che la legge lo vieti.

Ti avvisiamo se, a nostro parere, una tua istruzione viola il GDPR o un'altra norma sulla protezione dei dati.

Chi lavora per noi e accede ai dati è vincolato alla riservatezza ed è istruito su come trattarli.

Le misure che applichiamo oggi (art. 32 GDPR):

• Dati cifrati mentre viaggiano (HTTPS) e mentre stanno fermi sui dischi dei nostri fornitori di infrastruttura.
• Separazione fra aziende: ogni workspace vede solo i propri dati, e la regola è imposta dal database, non solo dall'app.
• Scrittura solo dal server: nessuno scrive nel database con le proprie credenziali dal browser.
• Accesso limitato al personale che ne ha davvero bisogno, con autenticazione individuale.
• Registri degli accessi e delle operazioni, per ricostruire cosa è successo.
• Copie di sicurezza gestite dal fornitore di database.
• Password e chiavi che ci affidi (per esempio quella della PEC) custodite cifrate, con la chiave tenuta separata.
• Dati nell'Unione Europea: il database e i file del tuo workspace stanno in Germania, il nostro server in Belgio.

Per far funzionare il servizio ci appoggiamo ad altri fornitori, che diventano sub-responsabili. Li autorizzi in via generale accettando questo contratto. Con ciascuno abbiamo un contratto che impone gli stessi obblighi che abbiamo noi verso di te, e restiamo noi responsabili verso di te del loro operato.

Le categorie sono queste:

• Hosting, database e archiviazione dei file — dove vive il tuo workspace.
• Modelli di intelligenza artificiale — che leggono quello che scrivi per rispondere e per preparare il lavoro.
• Pagamenti e fatturazione— per l'abbonamento e le fatture.
• Telefonia e messaggistica — numeri, chiamate, messaggi, quando accendi questi servizi.
• Invio delle email — avvisi, ricevute, rendiconti, e le lettere che mandi ai tuoi clienti per mail.
• Collegamento con le tue app — custodia delle autorizzazioni e passaggio dei dati delle azioni verso la posta, il calendario, i fogli, il negozio online e i social che colleghi.
• Avvio delle automazioni — a orario o quando arriva un evento.
• Ricerche sul web e generazione di immagini e video — per le risposte che chiedono una ricerca e per il marketing.

L'elenco con i nomidei singoli fornitori, il paese in cui trattano i dati e le garanzie per i trasferimenti fuori dall'Unione europea sta nell'Informativa privacy, che è parte di questo contratto.

Se cambiamo o aggiungiamo un sub-responsabile te lo comunichiamo prima, e puoi opporti per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati.

Richieste degli interessati.Se un tuo cliente ci chiede accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o si oppone al trattamento, non rispondiamo noi: giriamo la richiesta a te senza ritardo e ti diamo gli strumenti e l'assistenza necessari per rispondere tu, che sei il titolare.

Il no dei tuoi clienti.Quando un tuo cliente dice basta (con il link nella mail o rispondendo STOP su WhatsApp), lo registriamo nella sua scheda con data e canale, e da quel momento l'app non gli manda più lettere, promozioni né richieste di recensione per conto tuo.

Violazioni dei dati. Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i tuoi dati, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo, con quello che sappiamo: cosa è successo, chi e cosa è coinvolto, le conseguenze probabili e le misure prese. Sei tu a decidere se e come notificare al Garante e agli interessati.

Valutazioni d'impatto.Ti diamo le informazioni che abbiamo per svolgere una valutazione d'impatto (art. 35) o una consultazione preventiva (art. 36), quando ti servono.

Per queste richieste scrivi a info@wekyky.com.

Alla fine del servizio, a tua scelta, cancelliamo i dati personali trattati per tuo conto oppure te li restituiamo in un file scaricabile, e cancelliamo le copie esistenti — salvo quando una legge ci obbliga a conservarli (per esempio i documenti fiscali).

Oggi la scelta parte da te: dall'app, in Conto → I tuoi dati, scarichi una copia con «Scarica i miei dati» e chiedi la cancellazione con «Cancella il mio account», anche dopo la fine dell'abbonamento. Finché non lo chiedi, i dati restano custoditi e non li usiamo per altro. La cancellazione dell'account segue i tempi scritti nella pagina Cancellazione dei dati: c'è un periodo di ripensamento, poi non si torna indietro.

Ti mettiamo a disposizione le informazioni necessarie per dimostrare che rispettiamo l'articolo 28 del GDPR, e consentiamo verifiche — anche ispezioni — svolte da te o da un incaricato che scegli tu.

Le verifiche si concordano con ragionevole preavviso, negli orari di lavoro, senza interrompere il servizio, e chi verifica è tenuto alla riservatezza.

Il database e i file del tuo workspace restano nell'Unione europea. Alcuni sub-responsabili possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. In quel caso il trasferimento avviene con le garanzie previste dal capo V del GDPR (clausole contrattuali tipo o decisione di adeguatezza). I dettagli, fornitore per fornitore, stanno nell'Informativa privacy.

In caso di contrasto fra questo contratto e i Termini e Condizioni, su tutto quello che riguarda il trattamento dei dati personali vale questo contratto.

Per la legge applicabile e il foro competente valgono i Termini e Condizioni: legge italiana, foro di Pescara.